Nell’era della comunicazione digitale è diventato sempre più difficile destreggiarsi non solo fra le notizie e le informazioni in rete, ma anche fra i compiti e le richieste che riceviamo ogni giorno nella nostra attività professionale. E’ per questo che è necessario:
- essere rigorosi nel tracciare le richieste/attività;
- inserire le attività in una lista di priorità.
Quando si ricevono 50-60 mail o più in uno stesso giorno è necessario prendere seriamente la cosa e iniziare a domandarsi come poter gestire al meglio questa nuvola di informazioni e richieste. Il foglio volante non basta più e non confidate troppo nella vostra capacità di tenere a mente un’informazione. Spesso alcune sfumature di una richiesta o un particolare che avete colto parlandone con il collega potranno essere fondamentali per tradurre la richiesta in un risposta chiara e compiuta.
Tracciare le richieste per “visualizzare la mole di lavoro”
Personalmente ritengo che fare una lista è un modo per vederci chiaro, visualizzando la mole di richieste e riuscire a quantificarne il numero esatto. La vostra mente, soprattutto se avete buona memoria, non ha difficoltà a ricordare le cose da fare, le email che necessitano una risposta o le chiamate da effettuare. Con molta probabilità potreste non mancare nessuna delle attività che vi sono affidate. Tuttavia il cervello non è in grado di quantificare il carico totale di lavoro permettendovi di visualizzare e pesare al meglio lo sforzo da impegnare per ciascuna delle attività. Oggi qualche strumento digitale ci viene in aiuto.
Di seguito riporto uno screenshot di una delle mie Dashboard di Trello, uno degli strumenti più versatili che ho provato in questi anni. Anche se ammetto di non aver ancora del tutto abbandonato il mio blocknote, sopratutto nelle fasi preliminari di una riunione o iniziativa, la trascrizione in digitale permette di cristallizzare le informazioni e di renderle molto ben leggibili grazie a una veste grafica gradevole davvero moderna.
Come si può vedere assomiglia molto ad una Kanban Board tradizionale, ma in questo caso il programma vi permetterà di personalizzare qualsivoglia dettaglio. Non posso dimenticarmi di dirvi che la mobile-app è davvero veloce e immediata. Ve la consiglio per avere sempre a portata di mano le vostre dashboard… e sopratutto lo stato di avanzamento delle vostre attività.
Assegnare le priorità
Qui arriviamo alla parte più articolata, ma anche la più divertente. Di seguito, proprio per non risparmiarvi nulla, uno dei metodi più diffusi per classificare attività e compiti: una rivisitazione in stile Trello della Matrice di Eisenhower.
Tuttavia, proprio per il fatto che ci troviamo di fronte ad un set di tecniche da applicare, alle volte anche complesse, il tema relativo alle “priorità” l’ho trattato in questo articolo, che vi consiglio di andare a leggere.