La Matrice di Eisenhower come strumento "guida" per definire le priorità e non sbagliare.
Avete mai avuto l’esigenza di mettere un po’ di ordine nella lista delle vostre attività?
Per essere più precisi, non vi è mai capitato di non riuscire a definire le priorità in maniera chiara all’interno della vostra amata lista? E’ una situazione che capita spesso, almeno per me. Oppure dovrei dire per tutti quelli che lavorano con liste, check-list, ecc. Bene, perchè in questo articolo spiegherò come si può tentare di risolvere il problema con un po’ di sana analisi e pianificazione. Un metodo per definire le priorità che è senza dubbio sistematico, ma che dovrebbe diventare sistemico per definire le priorità.
Questo metodo si può applicare a qualsiasi realtà e riprende quanto faceva il Generale Eisenhower per ottimizzare il tempo a propria disposizione, vagliando tutte le richieste pervenute e assegnando loro una priorità di azione.
Si chiama matrice di Eisenhower, famosa in tutto il mondo, è stata anche ripresa più volte in bibliografia. Fra i libri che ho recentemente rimesso sulla scrivania ricordo in particolare “The 7 habits of higly effective people” di Stephen Covey e ancora il “Piccolo manuale delle decisioni strategiche” di Mikael Krogerus & Roman Tschäppeler.
In cosa consiste questo metodo e come si applica?
Partiamo col definire l’elenco delle attività che abbiamo in carico. In generale una persona che è abituata a gestire liste nel proprio lavoro non si limita a creare liste nuove, ma aggiorna il suo programma di lavoro che spesso ha visto la sua nascita parecchi giorni se non mesi prima. Non ci dobbiamo preoccupare dell’ordine con il quale ci vengono in mente le attività da svolgere. Definire le priorità lo faremo dopo. Iniziamo quindi a scrivere.
Una volta che pensiamo di aver stilato l’intera lista di attività, soffermiamoci su ciascuna di esse e cerchiamo di collocarla in una delle due seguenti categorie: Importanti o Non Importanti. Lo so, non è un passaggio sempre facile. Essendo, quello dell’importanza, un concetto con una consistente dose di soggettività, provo a dare un suggerimento. Proviamo a valutare il profilo di rischio derivante dal non reputare importante una certa attività e valutiamone gli effetti (sempre come probabilità x entità dell’impatto). Bene, se immaginiamo effetti gravosi o disastrosi, conviene considerarla importante.
Il concetto di urgenza è più semplice da valutare. Consideriamo un’attività urgente quanto per esempio la scadenza è immediata o molto ravvicinata. Ci aiuterà molto a definire la priorità anche alla fine dell’esercizietto. E’ da ritenersi fisiologicamente urgente un’attività che rientra in un concetto di emergenza. Alcune attività di un progetto può capitare che finiscano dall’essere urgenti a super urgenti e questo comporta di dover senza dubbio intervenire. In teoria nel mondo dei progetti non si dovrebbe mai arrivare ad una situazione di emergenza. Anche in una situazione di emergenza un Project Manager è indispensabile, ma sarebbe più una figura di coordinamento di una task-force più che di un team di progetto.
Completati i 3 passaggi sopra ci ritroveremo ad aver attribuito a ciascuna attività una fra le 2×2 combinazioni possibili fra i livelli di importanza e urgenza. Personalmente mi piace rappresentarli in questo modo:
▶️ Situazione di Crisi. Da fare immediatamente e non delegabile. Ci troviamo di fronte a una situazione Urgente e Importante. Non perdiamo tempo.
▶️Gestione immediata. La dobbiamo delegare se l’attività non è importante.
▶️Qualità e pianificazione. Attività importante che non essendo urgente, potrà e dovrà essere pianificata con attenzione. A questo punto però diamoci anche una scadenza entro cui dobbiamo iniziare a lavorarci;
▶️ Non importante e non urgente… Ma perchè tenerla in lista! Cancellatela, vi sentirete meglio!
Per definire le priorità nella lista finale e conclusiva si deve utilizzare lo stesso ordine con il quale ho citato le 4 macro categorie di attività. Prima vengono le attività di Crisi; passiamo subito dopo a Delegare ciò che si può per poi concentrarci nella Pianificazione dell’altro set di attività. Lo trovo semplice. Con un po’ di pratica diventerà un automatismo e lo si farà in maniera naturale. Provare per credere.
Ora non abbiamo più scuse, non possiamo più procrastinare la gestione delle attività.
Sarò ben felice di poter condividere opinioni e commenti su questo approccio a mio parere semplice e con un po’ di buona volontà facilmente applicabile.