Zoom-in & Zoom-out nei progetti - ABW Consulting Services

Pensare e vivere per progetti

Zoom-in & Zoom out

Come osservare, guardare, analizzare l'ambito di progetto

Vi starete chiedendo perchè sto per parlare di Zoom In e Zoom Out… Perchè dovremmo parlare di fotocamere su questo sito?! No, non mi permetterei mai di parlare di fotografia, non ne sarei in grado! E per fortuna direte voi…

Zoom-in & Zoom-out nei progetti: Introduzione

Ritengo che questa caratteristica, che chiamo di Zoom In & Zoom Out sia una di quelle che non può mancare fra le capacità del buon Gestore di Progetto (alias il Project Manager). Con questa espressione mi riferisco alla capacità di saper concentrare l’attenzione nel più piccolo dettaglio e allo stesso tempo sapersi allontanare abbastanza dal progetto così da percepire l’intero panorama attorno alla squadra e al contesto. E’ quella capacità che consente di guardare lontano, guardare ad altri contesti, situazioni e avvenimenti.

E’ auspicabile, in aggiunta, che questa caratteristica sia presente in più membri della squadra possibile. Questo garantisce la possibilità di avere le giuste sovrapposizioni, sia di visione, sia di linguaggio. Dopo tutto, il lavoro di gruppo in un progetto spesso è una staffetta, dove il testimone (il Sig. Progetto) cresce passo dopo passo con il team. Cresce di valore, viene arricchito sia in definizione, sia in particolari. Viene in aggiunta testato, monitorato e al termine collaudato. Per giunta, è necessario conoscere molto bene i propri compagni di staffetta, in particolare, il loro ritmo, le loro movenze. Bisogna conoscere bene il proprio predecessore e il proprio successore. Questo è l’unico modo per garantire un passaggio di testimone, pulito, impeccabile.

Zoom In & Zoom Out nei progetti - Il profilo delle competenze

Parlando di competenze verticali su di uno specifico tema, è importante che il Project Manager sappia affrontare approfondimenti tecnici con i membri del team che si occupano della progettazione di dettaglio, per comprendere come quella progettazione possa rispondere ai requisiti prestazionali e di qualità del prodotto o di servizio in fase di sviluppo. E’ importante conoscere i termini specifici di produzione per saper valutare come queste caratteristiche si inseriscono nella successiva operatività. Un piccolo dettaglio potrebbe nascondere grandi insidie, e fare la differenza alla fine del progetto o anche dopo. Pensiamo per esempio alla capacità o all’economicità di manutenere un macchinario o una costruzione.

FACCIAMO UN ESEMPIO NELL'AMBITO DELLE COMPETENZE

Pensiamo a un piccolo dettaglio costruttivo che, per come viene sviluppato dal team di progettazione, risulta ottimizzato sotto i principali aspetti: costo del materiale, sostenibilità ambientale, costo della manodopera, velocità realizzativa e performance. Insomma un piccolo dettaglio, ma ben concepito. Quel microscopico dettaglio, qualora proposto centinaia di volte in una costruzione potrebbe portare a un guadagno di performance enorme all’interno della commessa.

Sulla mia pelle ho imparato che per fare “Zoom In” occorre in ordine: studiare, praticare, ascoltare. Per fare “Zoom Out” occorre ascoltare, praticare, studiare.

Quando si dice che un Capo Progetto abbia conoscenze verticali e orizzontali sull’argomento, questo non si significa che egli debba avere tutte le competenze tecniche per realizzare ciascuna attività di progetto. Questo non è assolutamente richiesto. E’ necessario che il PM sappia, da un lato, comprendere come i singoli tasselli del progetto si inseriscono nel quadro complessivo, dall’altro, sappia comprendere costantemente rischi e opportunità.

Zoom In & Zoom Out nei progetti - Membri del team e Stakeholders

Prendiamo una riunione di avanzamento e coordinamento, alla quale partecipano membri del team di progettazione, ma anche degli iter autorizzativi e stakeholder istituzionali. Il Project Manager è il referente, nonchè responsabile del Committente per il raggiungimento degli obiettivi finali. Perchè il Project Manager, ma in realtà anche gli altri interlocutori al tavolo, dovrebbero aver sviluppato questa caratteristica di Zoom-In e Zoom-Out?

Perchè la staffetta per un grande progetto, che potrebbe essere la costruzione di un nuovo polo fieristico, di una infrastruttura strategica, non si corre lungo un solo circuito. I circuiti sono molteplici e procedono spesso su livelli differenti, a volte anche direzioni apparentemente diverse o opposte. Il compito è quello di sapersi allontanare quanto basta dalla propria area di pura competenza tecnica per sentire l’aria che si respira a un livello diverso. Un livello dove le velocità decisionali e di azione sono diverse, dove esistono ostacoli e vincoli differenti. Il Project Manager insieme allo Sponsor devono necessariamente sapersi orientare e visualizzare il filo conduttore di queste dinamiche.

Zoom In & Zoom Out nei progetti - Affidabilità e puntualità

Per concludere, vi volevo rassicurare. Fare Zoom In e Zoom Out in un progetto, non fa venire il mal di mare. Aiuta piuttosto ad ampliare le proprie conoscenze, a rimanere aggiornati sull’avanzamento, ci aiuta a “rimanere sul pezzo” e soprattutto a garantire sempre (o quasi) la puntualità.

Non è una pratica facile, costringe la mente e il corpo a un grande sforzo. Lo stress potrebbe farsi sentire in alcune circostanze, ma per quello ci sono delle tecniche specifiche. Un docente universitario, relatore di alcuni corsi di formazione in ambito Project Management che ho frequentato, durante una lezione ci disse che se questo lavoro ci avesse portato ad aver bruciori di stomaco, stress e insonnia, allora avremmo dovuto riconsiderare seriamente la possibilità di fare un altro lavoro. Deve essere una sfida, deve essere un piacere.