Cosa si intende per consapevolezza nei progetti? Nell’articolo spiego il perchè è necessario che la consapevolezza pervada ogni progetto e che nei sia il filo conduttore.
La nascita di un progetto
Un progetto sta per nascere. Ebbene sì, quando vi è la prospettiva che qualcosa terrà occupato il cuore e lo spirito di un committente per i prossimi mesi o anni, bisogna chiedersi: “siamo consapevoli che avremo a che fare con un progetto?”
A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result.
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Questa definizione di progetto è piuttosto chiara. Parla di un impegno profuso verso un obiettivo.
Non è solamente di questa consapevolezza che vi voglio parlare. Di certo il momento dell’ideazione è il primo passo ed è necessario esercitare trasparenza e consapevolezza.
Inconsapevoli, ma felici
Tutto procede per il meglio. Il nostro team di supereroi sta lavorando. Anche l’ultimo SC (Steering Commitee) tutto procedeva secondo i piani e non abbiamo riscontrato scostamenti rispetto alla baseline (piano di progetto approvato). Poi, d’un tratto, una spiacevole sorpresa.
Di non avere la piena consapevolezza un cliente o un committente se ne accorge solo quando si trova ad affrontare una situazione imprevista. Vediamo come ci si arriva. Facciamo un esempio partendo dalle prime fasi di avvio di un’iniziativa.
Quando due parti discutono della grandiosità di un accordo commerciale, raramente espongono tutti i rischi. Un po’ perché la dichiarazione di intenti va chiusa velocemente per “massimizzare” il risultato. Un po’ perchè bisogna portare il risultato al board e quindi conviene tenersi in pancia ciò che non si conosce bene. Magari si cerca di indagare dietro le quinte, ma senza dichiarare chiaramente che “un progetto sta per nascere”. Non sempre questo atteggiamento è conveniente, anzi raramente.
Quando la trattativa commerciale si pensa possa precedere i progetti, la programmazione spesso deve essere fatta a ritroso nel tempo. Si parte dal giorno ipotizzato per il taglio del nastro, si aggiungono, appunto a ritroso, le attività fino alla prima e si scopre una cosa interessante. Cosa? Beh, che si è già in ritardo di mesi o di anni in alcuni casi.
Consapevolezza e trasparenza
Di consapevolezza bisognerebbe parlarne già nelle prime fasi di una trattativa e va fatto con cognizione di causa. Non è necessario che alla prima trattativa, ad affiancare il Sales Manager, ci sia il team di progetto. Invece, è una buona regola che il giorno della definizione delle clausole contrattuali alla delegazione siano ben chiare le attività critiche per quello specifico progetto. Critiche, non tanto dal punto di vista del percorso critico all’interno della pianificazione, quanto più dal loro livello di incertezza.
Parlo per esempio di iter approvativi complessi che richiedono diversi tavoli tecnici e di coordinamento. Non solo fra committente ed ente autorizzativo. In molti casi potrebbero essere necessari tavoli fra più organizzazioni pubbliche, private ed enti. In alcuni casi, prima di parlare di progetto esecutivo in una lettera di intenti, occorre rendere trasparenti e di dominio contrattuale le opportunità prospettate e anche le eventuali minacce. Certo il livello di definizione non potrà essere quello di un Piano di Rischio, ma questo tipo di atteggiamento e quindi di consapevolezza, aprirà le porte a tutti gli studi di fattibilità necessari e anche alla definizione del nostro bel piano di rischio.
La differenza la si fa nel rendere partecipe e quindi consapevole il cliente della realtà delle cose, fin dal principio. Serenamente, prospettando le principali sfide, gli ostacoli. Solo a quel punto si possono stringere, comprimere, sfidare i tempi. Solo così il team di progetto incaricato accoglierà la sfida. Si sentirà parte di un percorso condiviso. Solo così i singoli membri porteranno avanti con consapevolezza studi preliminari, indagini e verifiche in maniera serena. Avendo di fronte a loro un progetto nel quale esprimere al meglio la loro passione e puntando alle eventuali opportunità di crescita prospettate da questa iniziativa.
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