I presupposti per discuterne
Siete nel bel mezzo di una bufera. Sapete che l’obiettivo è di fronte a voi, in quella direzione, ma l’imprevisto ha colto tutti di sorpresa e quindi urge prendere una decisione condivisa. Riunite il gruppo di lavoro, pensate di aver preparato bene l’incontro e siete pronti per discutere le alternative rimaste sul tavolo. Le persone arrivano già aggiornate: avete condiviso alcune informazioni con anticipo e sono girate anche alcune telefonate prima dell’incontro, segno che la riunione è sentita e si vuole arrivare al dunque.
Bene…, si discute, si riguardano i dati e le alternative, si deve prendere una decisione. Come PrjM avete il dovere di guidare la sessione, ponendo e rimarcando i punti cruciali. Se necessario, anche se per alcuni potrà sembrare scomodo, dovrai ritornare su alcuni punti già discussi e apparentemente risolti. Dietro quest’ultimi spesso si cela un rischio non completamente identificato e quindi fate bene a rimarcare l’effetto di un’eventuale azione. Ponete sul tavolo anche eventuali trigger che percepite lungo il resto del percorso.
Così che, quando ci si trova al punto di convergere, qualcosa vi dice che questa correzione di rotta, ancora una volta, vi porterà ad esaurire prima alcune riserve del vostro budget o, ancora peggio, ritardare la consegna finale.
Nessuna paura, perchè come PrjM avete ben in mente quale dei 3 vertici del triangolo costo, tempo e qualità, è più disteso nell’aspettativa del vostro cliente.
Project Triangle - Il triangolo dei progetti
Il rischio è sempre uno: quello di spingere sull’acceleratore, motivando, spendendosi in prima persona per sciogliere nodi e questioni, arrivare avendo risparmiato anche qualcosa del vostro amato budget, essere riusciti a chiudere le consegne, ma di aver mancato il livello di qualità atteso.
Il nostro lavoro spesso vive in una realtà dove:
la gestione del budget è accompagnata da severi controlli di gestione, report periodici e step approvativi;- il timing del vostro progetto rischia di assomigliare sempre più a un’unica grande bandiera posta sul calendario; più grande è la bandiera più le persone sono chiamate a partecipare al raggiungimento dell’obiettivo;
- cosa dire della qualità? La qualità va immaginata come la buona riuscita di ogni singolo passo fatto verso il traguardo. Sia esso un passo lento e corto di una scalata o un passo alla Bolt nei 9.58s, dovete pensare che il controllo del gesto è tutto.
Ancora una volta sono le persone che, più dei contratti, fanno la differenza nell’execution del vostro piano di progetto. A dir la verità non c’è una soluzione, un ingrediente magico o chissà quale pozione per raggiungere la perfezione o anche solamente ottenere un buon progetto. Avere un team ben assortito con la giusta motivazione, con un po’ di allenamento alle spalle, composto da persone affidabili, anche se non super-esperte in ogni singolo campo, può fare la differenza e regalare così una bella medaglia d’oro al vostro progetto.
Attenzione alla Qualità: solo così raggiungeremo la vetta
Concludendo, è importante che tutti gli stakeholder siano consapevoli che lo sforzo (vediamolo pure nell’accezione di effort PMBOK) dovrà essere distribuito sia sotto l’aspetto gestionale e operativo, sia nelle componenti di monitoraggio, controllo e compliance normativa che deve essere assolta dai responsabili (cfr. Responsable RACI) delle singole attività. Solo questa seconda parte infatti, in particolar modo il monitoraggio e il controllo del Piano della Qualità del nostro POP, potrà mantenere i nostri passi ben stabili sia a terra che in volo, e riuscirà a farci vincere sotto l’aspetto della qualità, donando un sorriso ai fruitori della nostra opera, del nostro servizio o del nostro prodotto.
“Kalipè – Passo lento e corto”
Massimiliano Ossini