Ho intenzione di presentarvi un paio di personaggi ancora troppo poco famosi. Per fare questo mi serviranno un paio di post. E’ importante che diventino personaggi ben conosciuti, prima di diventare famosi. Il primo è il Sig. Progetto.
Brevemente il perchè di questo post introduttivo. Per capire a pieno il talento di questo personaggio occorre fare un piccolo passo indietro nel mondo dei progetti. Vi racconterò il perchè si progetta prima di qualsiasi realizzazione e perchè si deve fare con il giusto anticipo. Vi mostrerò l’immagine chiave che dovrete avere sempre in testa per non perdervi e avere una linea guida per il vostro agire.
LA CHIAVE: PENSARE PER PROGETTI
Spesso ci troviamo a dibattere con clienti, fornitori e anche colleghi del perché occorre progettare con la massima attenzione, del perché si deve assolvere al nostro dovere di professionisti e manager con la massima cura e attenzione. Eppure la forza attrattiva che spesso sento scorrere nelle vene di molti interlocutori, non più tardi della successiva telefonata di lavoro, è la foga di partire. In Toscana direbbero la “furia”, la furia di iniziare. Partire con i lavori, con il cantiere, con l’impresa. Ragazzi, le imprese, ci sono oggi e ci saranno anche domani.
Per scaricare a terra tutta la forza realizzativa di un’impresa occorre averle preparato il campo, liberandolo il più possibile da imprevisti e mettendo l’impresa nelle migliori condizioni per operare con una sacrosanta consapevolezza.
Il primo principio che deve essere scolpito dentro di voi è sapere che un progetto non inizia con le prime righe sul foglio e non si conclude quando si è finito con disegni, relazioni e stime. Sia che stiate pensando al restyling di casa vostra, a un importante lavoro di ristrutturazione o al lancio di una nuova piattaforma web, il progetto lo dovete fare vostro dal giorno stesso in cui vi viene l’idea di realizzare qualcosa.
Non dimentichiamoci delle definizioni di progetto
E come si parte? Beh semplice, soffermiamoci per un attimo sulla definizione di progetto. Ve ne riporto una, anche se in bibliografia ne esistono molte a seconda dello standard al quale fate riferimento. Lo standard ISO 21500 cita:
“a unique set of processes consisting of coordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective”.
Dici poco.
Vuol dire tante cose, ma prima di tutto che dal momento stesso dell’idea, al momento del taglio del nastro, siete responsabili del vostro progetto e dovrete immergervi. Che vogliate governarlo o esserne travolti, lui non vi lascerà, quindi tanto vale imparare a conoscerlo.
La bella notizia è che si può fare. Qui di seguito il primo pilastro che ritengo esemplificativo di molti aspetti operativi e di rischio-opportunità nel mondo dei progetti.
Due curve da stamparsi in testa
Un’immagine simile è presente in diversi libri che parlano di Project Management, ma questa interpretazione e lettura non la troverete. E’ una sintesi personale maturata con un po’ di esperienza e spero possa essere utile a fissare l’idea di progetto e la sua gestione. Il tutto in maniera semplice appunto, con un’immagine.
Il grafico qui sopra rappresenta la sovrapposizione qualitativa di due curve che debbiamo sempre avere a mente dall’inizio alla fine del nostro progetto. In breve, la curva rossa tratteggiata rappresenta il livello di incertezza durante la durata del progetto. Può essere assolutamente vertiginoso sedersi in alto a sinistra in alcuni progetti. Sto parlando di alcuni progetti dove il livello di innovazione è assoluto.
La curva blu continua rappresenta, invece, il costo di ogni modifica che vorrete apportare al vostro progetto. Piccoli affinamenti o anche grossi cambi di direzione. I costi di modifica e intervento per migliorare, sistemare errori, mancanze, progettazioni non eseguite, possono essere devastanti dal punto di vista economico, temporale e della qualità se non prese con il giusto anticipo.
Come devo utilizzare questa immagine?
Durante ogni fase del progetto, dovrete essere in grado di saltare sopra queste due curve per schiacciarle, stirarle, spingerle e deformarle. Nel contempo, dovrete mantenere l’orientamento. Governare il progetto è un po’ come mantenersi in equilibrio su queste due curve. Eh sì, hai letto bene, mantenersi in equilibrio, perché le curve non stanno mai ferme. Sono in continuo movimento, perturbate da una miriade di fattori, interni ed esterni. Il nostro compito è quello di governare il progetto per fare in modo di mantenere il controllo non solo l’obiettivo, ma anche rischi e opportunità. Sempre… o quasi.
Il concetto è di cercare di far diminuire il più in fretta possibile le grandi incertezze iniziali, mantenendoci entro un certo limite temporale. Questo vi assicura di non rischiare di trovarvi nella zona “ripida” della curva blu, con uno zaino ancora pieno di incertezze e rischi non valutati.
In definitiva, se il livello di incertezza sembra mettere un po’ di ansia all’inizio, quando tutto sommato possiamo scegliere qualsiasi carta dal mazzo, il costo del NON AVER AFFRONTATO correttamente la progettazione può portarci, verso la fine del progetto, a intraprendere scelte obbligate e magari troppo costose. Il tempo gioca un ruolo fondamentale nell’equilibrio globale della gestione di un qualsiasi progetto. Va speso bene, soprattutto all’inizio di ogni nuova iniziativa, programma, idea o emergenza.
Parte 2 – Project Charter (prossima puntata)
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