In questa seconda puntata della serie “Presentazione di questo sconosciuto”, voglio introdurre un secondo personaggio. Uno di quelli senza il quale è inutile organizzare feste o ricevimenti. Soprattutto se fra gli invitati è presente il Sig. Progetto, conosciuto nella prima puntata. Questo secondo personaggio è un’autorità nel campo dei Progetti e conosce a menadito tutte le informazioni di base del progetto. Ecco a voi il secondo sconosciuto o dovrei dire meglio, sconosciuta, la Sig.ra Project Charter.
Raccontiamo qualcosa della Project Charter.
Prima di tutto, la Sig.ra Carta del Progetto è quel documento che contiene al suo interno tutte le informazioni di base e di partenza. Quelle informazioni senza le quali è inutile provare ad avviare un progetto serio. Potrete al massimo avviare qualcosa che assomiglia molto più a un tentativo, a una scommessa o a un azzardo.
La prima serie di notizie presenti nella Project Charter è la fattibilità finanziaria, il cosiddetto Business Case. Il BC è quel singolo documento o serie di elaborati, che ci dice non solo quando e dove ha senso l’investimento che stiamo facendo, ma anche quale sarà il ritorno economico che ci possiamo attendere nelle diverse circostanze. Il business case contiene al suo interno, oltre a un’altra sfilza di informazioni e studi interessanti, anche l’analisi costi-benefici delle diverse alternative.
nozioni DI BASE sulla Project Charter
Assicuriamoci che il Committente abbia effettivamente sviluppato la Project Charter o che abbia intenzione di svilupparlo. Non sto parlando di controllarlo qualora l’intento sia quello di dover costruire un’opera architettonica e strutturale iconica come il Burj Khalifa. La Project Charter è alla base di qualsiasi progetto dobbiamo avviare. Che il nostro ruolo sia di manager, architetti, ingegneri, fruttivendoli, decoratori, associazioni umanitarie o enti pubblici, dobbiamo imparare a conoscere questo personaggio.
Questo documento, infatti, potrà essere più o meno strutturato e più o meno organico in funzione dell’importanza del progetto e del livello di complessità e di rischio che stiamo per affrontare. Non scendiamo mai a compromessi, di fronte alla frenesia di partire con l’esecuzione. A chi vuole partire con l’esecuzione, la domanda corretta che dobbiamo porre è:- esecuzione, per realizzare cosa?- Vedrete che la risposta non sarà chiara.
Input della Project Charter
La nostra Project Charter contiene, oltre ai dati di fattibilità finanziaria del vostro progetto, molte altre valutazioni alla base dello sviluppo di ogni passo successivo.
Fra questi dati, i più importanti che vengono definite durante la redazione della Project Charter ci sono:
- gli obiettivi del progetto;
- i requisiti di qualità individuati (anche se di alto livello);
- i principali rischi;
- le milestone e/o gate di progetto;
- la lista degli stakeholder;
- il Project Manager nominato;
- le risorse finanziarie pre-approvate nell’ambito del Business Case.
La Project Charter, può essere, anzi dovrei dire deve essere un documento da non più di 2 o 3 pagine, a volte anche una singola facciata. Tuttavia è un bene che sia costituito anche da ulteriori riferimenti decisamente alla base di ogni altro step successivo. Qui gli esempi più importanti:
- riferimenti ad accordi, a verbali di riunioni passati, a lettere di intenti, a contratti in essere che potrebbero avere connessioni con il progetto, accordi sul livello del servizio (i cosiddetti SLA “service level agreement”), ecc;
- normative nazionali, standard aziendali, vincoli organizzativi e strutturali dell’ambiente di sviluppo del progetto;
- aspettative dei diversi stakeholder;
- rischi e opportunità dell’iniziativa;
- processi organizzativi, come procedure aziendali, strutture di project governance, lessons learnt.
Output della Project Charter
Alcuni di voi saranno tentati dal pensare che una volta scritta e condivisa la Project Charter, si può partire con la nostra bella progettazione o ancor peggio, con la nostra tanta desiderata esecuzione.
Ebbene, no! Il Project Charter non è altro che il punto di partenza del nostro processo di Pianificazione. In sostanza l’input di quello che si chiama Project Management Plan o anche Piano operativo di progetto (o in altri modi, dipende dallo standard che prendiamo come riferimento).
La pianificazione e prima di questa, lo Studio di fattibilità (Feasibility study), sono momenti fondamentali necessari per assicurare una futura esecuzione consapevole del progetto. Esecuzione con meno intoppi possibili, nel rispetto del budget e dei tempi. Tutti fattori che concorrono alla realizzazione di un progetto di successo.
Senza questi passi fondamentali non possiamo che augurarci di meglio della “buona fortuna”. Augurio che al Project Manager di turno, solitamente, non può che portare sfiga.
Le cose importanti da sapere riguardo la Project Charter
1 – L’approvazione formale del documento dà il via alla fase di pianificazione vera e propria del progetto. Ciò significa che con la Project Charter, approvata dallo sponsor, viene autorizzata l’esistenza formale del progetto. Il Project Manager viene individuato contestualmente come l’autorità che nel progetto potrà disporre delle risorse, umane, economiche, strumentali, per eseguire le attività di progetto.
2 – La Project Charter non è un contratto, perchè non c’è nessuna promessa scritta all’interno, tanto meno accordi economici.
3 – La Project Charter, nel contempo, dà vita a quello che gli addetti ai lavori chiamano Assumption Log. Un contenitore di tutti i presupposti, ipotesi, attività, che verranno individuate, tracciate, valutate durante l’intera vita del progetto. Nelle fasi iniziali, l’Assumption Log è, in estrema sintesi, l’elenco di tutte le attività che devono essere mappate, individuate e inserite nel Project Management Plan.
4 – Spesso ne sentirete parlare al maschile, come “il Project Charter”. Questa forma è molto diffusa.
...e per finire
Le tecniche alla base del Project Management consentono di avviare un progetto in maniera consapevole. Tutti gli altri approcci basati sull’improvvisazione o la mancata documentazione di ciò che succede e di ciò che è previsto possa succedere hanno l’unico scopo di “provare” a raggiungere un obiettivo, neanche troppo chiaro. Nella migliore delle ipotesi, potremo dire di aver raggiunto l’obiettivo perchè si è riusciti a tagliare il nastro, ma non di aver preso parte a un progetto di successo.
– FINE –