Il timing di progetto fra scadenze e urgenze
Voglio iniziare questo 2022 condividendo un pensiero che riguarda il concetto di tempo e timing nei progetti. Tempo e timing legato alle urgenze e alle tensioni che alcune volte generano. Lo sappiamo, la tensione, se non correttamente canalizzata, può giocare brutti scherzi. Per questo bisogna imparare a governarla, senza farsi travolgere. Quante volte abbiamo sentito salire la tensione parlando di timing, di scadenze, di urgenze? Il tempo scorre e la percezione è quella di essere in profondo ritardo… Tante attività da terminare, tante aspettative dietro le quinte e davanti. Primo fra tutti il carico della responsabilità di aver organizzato correttamente e con estrema attenzione la pianificazione e di aver mantenuto la squadra sulla strada corretta.
Sapere comunicare scadenze e urgenze
La sensibilizzazione del team rispetto alle priorità
In una squadra di persone che lavorano insieme, la cosa più difficile da trasmettere è il senso comune del tempo, dell’urgenza e delle priorità. Con gli anni che passano, si impara a gestire la tensione, si impara anche a tenerla sempre sotto un certo livello di allerta. Questa abilità in parte si può allenare e migliorare col tempo, in parte caratterizza più o meno ognuno di noi dalla nascita. Come coordinatore di progetto, con l’esperienza si scopre che solamente trasferendo correttamente i motivi per cui bisogna avanzare più o meno rapidamente su di un filone di progetto, si riescono a raggiungere risultati eccellenti. Prima fra tutti l’acquisizione di alcune abilità della squadra, fra cui il contenimento del nervosismo e di sensibilizzazione del team stesso rispetto alle scadenze. Una scadenza non è mai fine a sè stessa, ha dietro un rischio, un’opportunità, un’obiettivo, un traguardo.
Il tempo come fattore soggettivo
Il rischio di non riuscire a trasferire correttamente le vere motivazioni è tuttavia sempre presente. Nei casi in cui questo rischio si concretizzi, purtroppo il concetto di “urgenza” e quindi anche di timing di progetto diventano sempre più evanescenti. Questo perchè il tempo, a mio modo di vedere, è un’entità che misuriamo grazie a una convezione, ma oltre a essere fisicamente una grandezza dipendente da velocità ed energia, è anche una forma soggettiva di percezione delle azioni. Non è uguale per tutti e non possiamo intenderla come scolpita nelle “sacre tavole della baseline” di progetto. Il tempo sfugge se non lo teniamo sotto controllo e una volta trascorso, non si può più recuperare.
L'importanza di sapere trasferire timing e motivazioni
È importante conoscere a fondo ogni aspetto legato agli obiettivi di progetto e ai rischi, prima di annodarsi al collo la sacra tavola delle milestone e rischiare di affogare al primo guado. Impariamo piuttosto a leggere le opportunità presenti ad ogni ostacolo previsto o imprevisto e condividiamole con i membri della squadra. A quel punto adeguiamo i programmi, le “sacre tavole”, ma non dimentichiamoci di raccogliere la nuova energia canalizzata per e dal team. Solamente andando oltre il concetto di tempo, per come lo conosciamo, saremmo in grado di aprirci nuove strade e nuove opportunità di crescita per la nostra squadra, per le nostre aziende e i nostri clienti.
